読了までの目安：およそ5 分ですぜ！
ども、古着eBayセラーのまー坊(@belligerent_exp)だぜ！
今回は「ココナラ(coconala)で始めるeBay輸出の効率化＜前編＞リスクを抑えて外注しようぜ！」の続き。
ワイが効率化の手始めに、ココナラで改良を依頼した書類がある。
それがこの「料金後納郵便物差出票」。
この書類は、荷物を発送する度に作成しなくてはいけない。そして入力項目が意外と多いのだ。
(レイアウトやフォーマットは担当郵便局によって若干違うかもしれない)
元本を数枚渡され、足りなくなったら自分でコピーして使うというシロモノ。
(集荷をお願いした場合は、さらにコピーを自分で取らなければならない)
当然のことながら、提出の度に手書き記入やらコピーやらをやってられない。
そこで、担当の郵便局に電話すると、Excelの元データをもらうことができた。
もし…あなたが手書きで料金後納郵便物差出票を書いているのなら、ぜひ元データを入手しよう。
Excelデータだから、入力規則のリスト機能を使うことで、ある程度の打ち込み作業を軽減できた。それでも毎回毎回、複数項目をプルダウンするのはキツかった。なぜなら、項目によってはリストが長くなってしまい、選択するのが一苦労だったからだ。
上は効率化前のデータで、送り先の国を選択する画面。
eパケットやeパケットライト、EMS、書留SALやノーマルSALが混在。重複する国が最大5つ。
そのため、リストが非常に長くなっていたのだw (全部で6画面分くらいある)
まー坊eパケットライトを選んだら、対応する国だけを表示させたいぜ！
調べてみたところ、
VLOOKUP関数とINDIRECT関数の合わせ技で実現できそうだったが…
こうして書類の改良を外注することにした。
外注すべき作業
前回の記事でココナラ(coconala)をオススメした通り、気軽に外注することができる。
ただし、それが本当に「効率化に繋がるのか」を充分に検討すべきだろう。
外注するためには、発注まで準備や折衝でそれなりの時間と労力を割かれるからだ。
外注したものの、
・あまり使わない機能だった
・手間が変わらなかった
などの無駄は避けたい。
以下の３項目に該当するならば、外注すべきだ。
・1回の作業当たり10分以上かかる
(2) やってて苦痛な作業である
・単調で同じことの繰り返しだ
・頻繁に画面やツールを切り替える必要がある
(3) ミスしやすい作業である
・数字や文字の打ち間違いを起こしやすい
・半角と全角の切り替えが頻繁だ
発注の仕方とコツ
複数の相見積もり
きっとあなたは、依頼先を出品者プロフィール上の金額条件や評判を参考にして探すだろう。もし条件に合う人が一人だったとしても、複数の相見積もりを取ろう。できれば4〜5人にメールを送りたい。理由は、本命と思った人がハズレてしまう可能性があるからだ。見積もりは「見積り・カスタマイズ相談」から送れる。
メールの内容
そして、送るメールの内容だが、次の３つは添えておきたい。(PC環境も伝えておいた方がいいだろう) ・
・欲しい機能と使用シーンの簡単な説明
・予算
・希望する納期
例えばこんな感じ。
海外に発送する際に郵便局に提出するExcelファイルがあります。
これを改良して頂けないでしょうか。
発送方法は5種類あり、それぞれの発送方法で送れる国や金額が違います。
発送方法をプルダウンで選択することで、国や金額を限定できるようにしたいのです。予算は¥5,000程度、納期は1週間後を想定しておりますが可能でしょうか。
(環境はMacOSX 11です)
どうぞご検討のほど、お願い申し上げます。
仕様書の作成
これも見積もりメールに加えておきたい。相手にイメージが伝わりやすいからだ。
「料金後納郵便物差出票」のプロジェクトに際してワイが用意した仕様書はこんな感じ。
この時はワイ自身の整理を兼ねて丁寧に作成したが、伝わるなら手書きのラフでも構わない。
2人以上に同時発注をしよう
これには理由は2つある。
・万が一のバックアップ要員として
・人材発掘の機会として
後述するが、望まない形でプロジェクトが終了する場合がある。それに備えたリスクヘッジ。
そして、効率よく優秀な依頼先を見つけるためである。
過度な期待をしない
一発でイメージ通りに仕上がってくるだろう、などとは思わない方がストレスがない。
ミスやバグは必ず出てくるし、意図が伝わらないこともあるからだ。
・高度な専門家はクラウドソーシングに出品しない
・もともと安い金額でお願いしている
以上の2点を考慮すべきなのだ。
カドの立たない打ち切り方
ココナラを利用する利点として、「初乗り料金の安さ」を挙げた。
もし中間チェックで要望を満たせないと感じたら、最低料金¥500の支払いでプロジェクトを終わらすことができる。
のだが、一応礼儀として、ここまでの作業料金を聞こう。(人によってはお代不要という人もいる)
また、打ち切りの理由に気を遣いたい。なるべく相手の労をねぎらいつつ、止むに止まれぬ事情を用意した方が好ましい。
例えば、
・ 追加したい機能が出たので、いったん整理する期間が欲しい
・社内の意向、方針変換のせい
などであれば、すんなり理解してくれるだろう。
納品までに必ずすべきこと
とても重要なのに、軽く扱いがちなのが…
動作チェック
これは念入りに。最低3日は確保して取り組みたいところ。
できれば、あなた以外の人にも動作チェックをお願いしよう。
割と…OKを出してプロジェクト終了後にエラーが見つかるw
このプロジェクトでは、国が抜けていたり、金額がうまく表示されなかったり。
そもそもノーマルSALを想定していなかったり。(仕様書の時点で入ってないw)
二人に同時発注していたので、一人にOK出してプロジェクトが終了しちゃっても、もう一人に対応してもらうことが可能だった。
それでも、二人目にOKを出した後で、ノーマルSALが必要になったり、国を追加する必要が生じたのだった。
どうしたかというと、結果オーライ。
作ってもらったデータを研究しながら自分で完成させたw
「後納差出票」を改良した結果
打ち込みや長いプルダウンから解放されてストレスが減り、毎日の作業時間が平均5分も短縮された。
1週間で35分。1ヶ月で1時間20分。1年で28時間も無駄が省ける！
そして出荷量が多い日ほど効果テキメン。
ちなみに、この「料金後納郵便物差出票」改良にかかった金額について。
結果的に3人の方に依頼した。以下内訳。
・Aさん(¥500で打ち切り)
・Bさん(¥1.500で納品)
・Cさん(¥2,000で納品)
関数だけで完成したのでこの値段。
VBAを使うと+¥1,000~2,000。参考にして下さい。
この結果に満足だったので、
・在庫表など、別Excelファイルの改良
・Excel以外のツール(フォトショップ等)を遣った業務改善
・MFクラウドでの会計処理の相談
などにココナラを使うようになった。
かなり効率化されて、当初と比較して常時30分の時短が進んでいるのである。
それにまだまだ効率化ができると思う。
このココナラに発注するスキルは今後も長く使えるし有用だと考える。
これが「外注化」ではなく「外注による業務効率化」のあらましだぜ！
副次的な効果として、新しい勉強に挑戦する時間と機会を得た。
でも、これはまた別の話。
